"Werven, inwerken en behouden vraagt om blijvende aandacht"

Wat doet de RvdK anders dan voorheen als het gaat over het inwerken en behouden van medewerkers?

Joni: "Sinds we dit project zijn gestart is de focus veel meer komen te liggen op de verbinding tussen het werven van goede medewerkers en een zachte landing in de organisatie. Werven, inwerken en behouden vraagt om blijvende aandacht. De concrete aanleiding voor deze aanpak was een groot intern ‘thermometer’-onderzoek, waaruit bleek dat het verloop binnen onze organisatie hoog was."

Joni vervolgt: "Als het gaat over het laten landen hebben we bijvoorbeeld geregeld dat zowel de nieuwe medewerker als de mentor meer tijd krijgt voor het inwerken. De mentoren krijgen daarnaast aparte trainingen hoe ze hun begeleiding het beste kunnen afstemmen op degene die ze inwerken. Niet iedereen heeft dezelfde aanpak nodig en daar zijn we nu veel scherper op."

En wat is er veranderd op het gebied van recruitment?

Doreen: "Het uitgangspunt bij onze werving is nu dat werving eigenlijk een continu proces is. Dat we niet alleen werven als de nood hoog is, maar dat we steeds kijken of we goede mensen aan onze organisatie kunnen binden. Voorheen deden we bijvoorbeeld nauwelijks iets met open sollicitaties, ook niet als daar hele goede kandidaten tussen zaten. Nu spreken we veel meer mensen en kijken we of we hen toch kunnen binden aan onze organisatie. Daarnaast sturen we de thema’s werven, selecteren en landen nu centraal aan, waar eerder elke locatie hier eigen beleid op had. Kandidaten voor een functie hebben nu niet alleen een vast aanspreekpunt tijdens de werving, maar ook daarna."

Hoe meten jullie of jullie activiteiten ook echt zin hebben?

Doreen: "We proberen steeds te onderzoeken: doen we de goede dingen? Zo sturen we bijvoorbeeld alle nieuwe medewerkers na 90 dagen een enquête die ze anoniem kunnen invullen. Daarin vragen we bijvoorbeeld hoe de medewerker het hele werving en selectieproces heeft ervaren. Maar ook hoe de medewerker de eerste 90 dagen heeft beleefd, bijvoorbeeld als het gaat over de begeleiding. Elk jaar maken we een analyse van deze enquête en zo ontdekken we wat goed werkt, en wat we beter anders kunnen doen in de werving. Sowieso bellen we iedereen na. En als we zien dat er op bepaalde thema’s dezelfde kritiek komt, dan voer ik meteen het gesprek met de verantwoordelijke om samen tot verbetering te komen."

Is er een verschil van beleving tussen medewerkers die nieuw zijn op de arbeidsmarkt en de meer ervaren medewerkers die bij de RvdK komen werken?

Joni: "Ja, absoluut. Wat we zien is dat schoolverlaters over het algemeen heel blij zijn met het brede opleidingsprogramma en de 1-op-1 begeleiding. Maar de wat meer ervaren medewerkers geven aan dat ze de overdaad aan trainingen soms ook als een keurslijf ervaren. Daarom trainen we onze mentoren ook goed om te kijken wíe ze precies begeleiden. Zoals we dat eigenlijk ook bij gezinnen doen: ‘kijk naar wat het gezin nodig heeft’. Voor nieuwe medewerkers is deze aanpak op maat eigenlijk niet anders."

Hoe zichtbaar zijn jullie?

Joni: "We hebben als projectleden binnen dit landelijke project een duidelijke rolverdeling en proberen zo zichtbaar mogelijk te zijn. Niet alleen richting de directie en onze hr-adviseurs op de verschillende locaties, maar ook naar de nieuwe medewerkers. Zo laten we regelmatig van ons horen op intranet, via interne nieuwsbrieven en op locatie. En proberen we letterlijk ons gezicht te laten zien met foto’s of een bezoekje."

Doreen: "Binnen het proces van werven, selecteren en landen hebben we hele duidelijke rollen gedefinieerd, die per locatie ook duidelijk moeten zijn. Vlak voor corona zouden we als projectteam een tour gaan doen langs alle locaties, maar toen gooide de lockdown roet in het eten. We hebben deze tour toen online gedaan en met alle betrokkenen per locatie een gesprek gevoerd over zijn of haar rol in het hele proces. Deze persoonlijke aanpak werd enorm gewaardeerd. Sindsdien zien we ook dat wij veel makkelijker en sneller worden benaderd."

Wat krijgen jullie terug van nieuwe medewerkers over de eerste paar dagen?

Joni: "Alle medewerkers worden verwelkomd met bloemen, een kaartje en een welkomstmail waarin de betrokken mentor zich voorstelt en meteen een koffiemoment inplant. Zo’n warm welkom vindt iedereen prettig. En daarnaast geeft het ook houvast."

Wat zijn jullie plannen voor de komende tijd?

Doreen: "Oh, zoveel! We zijn al een tijdje bezig met de ontwikkeling van een speciale onboarding-app, waarmee nieuwe medewerkers al voor de eerste werkdag kennis kunnen maken met hun nieuwe collega’s. Daarnaast is daar ook veel inhoudelijke informatie te vinden waarmee nieuwe medewerkers zich goed kunnen voorbereiden."

Joni: "Een ander belangrijk plan voor de toekomst is dat de lerende houding van onze collega’s zich ook voortzet na het inwerktraject omdat dát zo nodig is in onze branche. We zien dat wachtende kinderen zo’n groot beroep doen op onze collega’s, dat ze vervolgens geen ruimte voelen om te leren en ontwikkelen terwijl dat juist zo essentieel is. We gaan dus vol inzetten op het thema ‘blijvend leren'."

Welk advies geven jullie andere organisaties die met dit thema aan de slag willen?

Joni: "Met deze thema’s aan de slag gaan vraagt een lange adem. Zorg dus dat de medewerkers die deze kar trekken ook voldoende uithoudingsvermogen hebben. Minstens zo belangrijk is visie en back-up vanuit de directie. Dat het niet wordt gezien als een losse taak, maar dat het beleid echt in alles uitgedragen wordt. En wees niet bang om kritiek op elkaar te hebben. Ons thermometer-onderzoek was bijvoorbeeld heel belangrijk om te ontdekken wat er beter kon. Maar het drukt je als organisatie ook met de neus op de feiten en daar moet je wel tegen kunnen."

Doreen: "En ga contacten leggen, luister goed en kijk goed om je heen wat er wel en niet werkt. Creëer draagvlak onder alle medewerkers, want het is in ieders belang dat je goede collega’s hebt met wie je echt langdurig wat kan opbouwen."

Joni tot slot: "Effectieve kinderbescherming kan alleen gerealiseerd worden als de organisatie de aanwezige vraag aankan. Hiervoor zijn teams nodig met een passende bezetting: kwantitatief én kwalitatief."